實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)提高各燃?xì)夤镜臋n案管理水平，乃至整個(gè)燃?xì)夤镜墓芾硭剑?/span>都能起到重要促進(jìn)作用。
臨沂中裕檔案室成立于2004年，2009年建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，公司檔案實(shí)行統(tǒng)一集中管理，2010年升級(jí)為省一級(jí)檔案室。經(jīng)過三年的建設(shè)，添設(shè)設(shè)備，安裝PDE數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和公司OA辦公系統(tǒng)等，完成公司檔案電子化工作，于2013年正式升級(jí)為“山東省特級(jí)檔案室”。臨沂中裕通過檔案的信息化采集并存入數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納總結(jié)，大大提高了檔案的管理效率。同時(shí)，拓展利用途徑，提升了燃?xì)?/span>供氣效率和服務(wù)質(zhì)量，降低了供氣的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)了公司管理服務(wù)水平的提高。
隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，面對(duì)更為復(fù)雜的管理情況，臨沂中裕檔案管理不僅需要持續(xù)地進(jìn)行創(chuàng)新與改革，還要與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展步伐相統(tǒng)一，只有這樣才能將其自身的優(yōu)勢(shì)作用充分發(fā)揮，同時(shí)讓工作人員在搜索與查找相關(guān)信息時(shí)更為便捷，讓管理工作效率在整體上得到顯著提高。對(duì)檔案管理信息化過程中遇到的的問題進(jìn)行分析解決，精耕細(xì)作，方能使檔案管理工作的能效充分發(fā)揮。
完善檔案信息化管理制度建設(shè)
檔案信息化管理是一套全新的管理模式，是摸著石頭過河，缺乏系統(tǒng)化理論化的管理制度，缺乏有效的指導(dǎo)。檔案管理中隨意不規(guī)范的行為，使得檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢，多走許多彎路。因此，公司下一步要結(jié)合實(shí)際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理信息化建設(shè)制度，合理科學(xué)地安排檔案管理工作的工作流程，使檔案工作人員在工作中有法可依。另外，還要制定一套監(jiān)督制度，對(duì)檔案管理工作實(shí)行監(jiān)督。保證檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。
檔案管理人員自覺提高綜合素質(zhì)
注重檔案管理人員的專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不僅要定期組織相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，還應(yīng)結(jié)合相關(guān)人員的具體情況，進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)。無論是新員工，還是老員工，都要在檔案基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)中，自覺加強(qiáng)對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不僅要掌握現(xiàn)代化的檔案管理操作系統(tǒng)，還要同時(shí)進(jìn)行熟練的信息化管理，保障檔案信息化管理的安全有效性。只有不斷提升檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)，才能對(duì)接當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化需求，對(duì)企業(yè)發(fā)展起到有效的推動(dòng)作用。
增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的安全性
檔案管理對(duì)公司有極其重要的作用，只有檔案信息化管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現(xiàn)。第一，建立健全相關(guān)的保密制度與規(guī)定，并以此對(duì)相應(yīng)的檔案管理工作人員實(shí)行制約，一旦有泄密人員，要給予嚴(yán)厲處分，使檔案可以獲得有效管理，確保檔案信息的安全性。第二，公司應(yīng)主動(dòng)推廣計(jì)算機(jī)知識(shí)與網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，使內(nèi)部的所有工作人員都能擁有網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，并對(duì)安全隱患所帶來的嚴(yán)重后果加以宣講，同時(shí)增強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理部門對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度。
完善檔案管理集成化信息化管理體系
公司在實(shí)行檔案管理信息化過程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案資料的管理，并結(jié)合計(jì)算機(jī)檔案管理形成新的管理模式。在實(shí)現(xiàn)公司檔案的信息化管理過程中，不僅要積極主動(dòng)對(duì)集成化的信息管理措施加以運(yùn)用，還應(yīng)通過計(jì)算機(jī)的精細(xì)化管理對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、編號(hào)，并對(duì)公司各部門的具體情況與信息性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)的、規(guī)范的檔案分類管理。
總的來說，檔案管理與公司各項(xiàng)工作都有直接或間接的關(guān)系，科學(xué)化、正規(guī)化的檔案信息化管理是保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要內(nèi)容，為使目前檔案管理信息化建設(shè)過程中的一些問題得以及時(shí)解決，需要公司各部門溝通合作，共同努力。
